Privacyreglement

Persoonsgegevens bij Stichting Groen Hulpverlening d.d. 01 januari 2021.
Jouw privacy is voor Stichting Groen Hulpverlening, van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarin is geregeld hoe met uw persoonsgegevens moet worden omgegaan. Hierin staat ook dat wij aan moeten kunnen tonen dat wij ons aan de wet houden. Wij hebben de privacy van onze zorgvragers, medewerkers en anderen hoog in het vaandel staan. In deze verklaring hebben wij beknopt de verplichtingen van Stichting Groen Hulpverlening en de rechten van zorgvragers (of hun vertegenwoordigers) beschreven.

Voor nadere informatie verwijzen wij u naar ons uitgebreide privacyreglement.

Betekenis privacyverklaring
Wij hebben de verantwoordelijkheid u te vertellen wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. Welke persoonsgegevens wij vragen, waar we die voor gebruiken, wie ze gebruikt en aan wie we gegevens mogelijk verstrekken. Het uitgangspunt daarbij is dat we alleen persoonsgegevens gebruiken indien dat noodzakelijk is en natuurlijk op een veilige manier.

Welke (standaard) gegevens hebben we van u nodig en waarvoor?

  • Algemene persoonsgegevens

(naam, geboortedatum, burgerlijke staat, etc.), contactgegevens (ook van wettelijk vertegenwoordiger), verzekeringsgegevens, verleende zorgproducten, sociaal profiel / netwerk, medische en gedragsgegevens, voor zover relevant voor het kunnen bepalen van de benodigde zorg- en dienstverlening.

Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke communicatie; in het bijzonder voor de instandhouding van de dienstverlening en externe verantwoording over de verleende zorg (declareren naar zorgkantoor, zorgverzekeraar, gemeente), maar ook voor het betrekken van het sociale netwerk en mantelzorger.

  • Burgerservicenummer (BSN)

Dit nummer hebben we nodig om gegevens met betrekking tot de zorgvrager uit te wisselen met zorgkantoor, zorgverzekeraar, overheid en andere zorgaanbieders; gebruik van dit nummer is voor Stichting Groen Hulpverlening dan verplicht.

  • Medische, gedragsgerelateerde, sociaal-maatschappelijke en begeleidings- gegevens.

Deze gegevens gebruiken we voor het vaststellen, toetsen, volgen en uitvoeren van de individuele zorg- en dienstverlening.

  • Omschrijving en aard van incidenten met betrekking tot zorgvragers, getroffen maatregelen en schade/letsel.

Handhaving en optimalisering van de kwaliteit van zorgverlening aan zorgvragers.

  • Omschrijving en toedracht van (seksueel)misbruik met betrekking tot een zorgvrager en de ondernomen actie n.a.v. het misbruik.

 Deze gegevens hebben we nodig om het beleid te bepalen ten aanzien van het (seksueel) misbruik (afhandeling, nazorg en preventie).

Overige persoonsgegevens
Gegevens dienen altijd met een omschreven doel te worden vastgelegd. Overige bijzondere, extra gevoelige persoonsgegevens (bijvoorbeeld godsdienst, geaardheid, politieke voorkeur en ras) mogen wij niet vastleggen. In een aantal situaties kan toestemming hiervoor een uitzondering vormen. Pasfoto’s kunnen bijvoorbeeld ook iets over iemands ras of religie zeggen. Wanneer we foto’s willen vastleggen voor onze eigen registratie of om ergens te publiceren, kan toestemming als basis worden gebruikt om dit toch mogelijk te maken. Stichting Groen Hulpverlening maakt hier ook gebruik van. Toestemming hiervoor kan overigens altijd door u weer worden ingetrokken. Wanneer Stichting Groen Hulpverlening een gerechtvaardigd belang heeft om gegevens te verzamelen en vast te leggen, mag dit zonder toestemming worden gedaan. Denk dan bijvoorbeeld aan agressief gedrag dat voor onze medewerkers van belang is om te weten.

Hoe verkrijgt Stichting Groen Hulpverlening de persoonsgegevens?
De meeste gegevens van een zorgvrager ontvangen we rechtstreeks wanneer de zorgovereenkomst wordt afgesloten en de zorg wordt gestart. Daarnaast kunnen gegevens worden ontvangen van andere zorgaanbieders.

Het dossier/zorgplan vult zich gedurende de periode dat de zorgvrager bij Stichting Groen Hulpverlening in zorg is.

Intern gebruik van de gegevens
Om uw privacy zoveel mogelijk te beschermen beperken we het intern gebruik van persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Alleen medewerkers die op basis van hun functie uw gegevens moeten gebruiken, mogen dat. Dat regelen we door die medewerkers specifieke bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot geautomatiseerde systemen (Zilliz).

Beveiliging van de gegevens
Stichting Groen Hulpverlening neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en tevens ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn in overeenstemming met de voor de zorgsector geldende beveiligingsnormen

Extern gebruik van gegevens

Verplichte doorgifte
Als zorginstelling heeft Stichting Groen Hulpverlening de verplichting om gegevens over benodigde en geleverde zorg te delen met zorgkantoor, zorgverzekeraar en gemeenten (declaraties). Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen.

In bijzondere situaties kunnen wij ook aan andere instanties verplicht worden om gegevens over u te verstrekken; denk aan de kantonrechter in verband met de verantwoording over beheerde gelden of in geval van een justitieel onderzoek.

Inzage door leveranciers van software/computerprogramma’s
Voor haar bedrijfsvoering maakt Stichting Groen Hulpverlening gebruik van computerprogramma’s. De leveranciers van de programma’s ondersteunen en onderhouden die en daardoor zijn de persoonsgegevens in die programma’s ook toegankelijk voor medewerkers van die leveranciers. Daarvoor sluiten we met hen een verwerkersovereenkomst waarmee we de leverancier verplichten op een even zorgvuldige manier met persoonsgegevens om te gaan als Stichting Groen Hulpverlening zelf.

Overige doorgifte
Wij delen gegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de zorgovereenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wanneer wij aan anderen gegevens verstrekken doen wij dit alleen nadat we van u toestemming hebben verkregen.

Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden bewerkt. Stichting Groen Hulpverlening hanteert voor deze gegevens een bewaartermijn van 2 jaar na beëindiging van de zorgovereenkomst. Voor overige gegevens geldt dat we de gegevens niet langer bewaren dan nodig is. Wij zullen de gegevens dan zo spoedig mogelijk verwijderen.

Rechten met betrekking tot de eigen persoonsgegevens
Als zorginstelling moeten we persoonsgegevens van zorgvragers gebruiken. Maar die persoonsgegevens hebben wel op de zorgvrager zelf betrekking. Daarom heeft de zorgvrager het recht om de persoonsgegevens:

  • in te zien,
  • te corrigeren als ze niet juist zijn,
  • over te laten dragen naar andere personen of organisaties.

Daarnaast is er het recht te verzoeken gegevens te (laten) verwijderen of bezwaar te maken tegen verwerking van gegevens.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Het kan voorkomen dat de situatie zich voordoet dat de privacyverklaring moet worden gewijzigd. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk daarom regelmatig of er nieuwe versies zijn. Stichting Groen Hulpverlening zal tevens wijzigingen apart aankondigen.

Vragen of kritiek
Als u vragen hebt over uw rechten, niet tevreden bent over hoe wij hieraan uitvoering geven, of specifieke vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

Stichting Groen Hulpverlening
Kerkdennen 58
3851 BB Ermelo
info@groenhulpverlening.nl

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Wij kunnen u ook vragen om u te legitimeren en een formulier in te vullen.

Klacht indienen
Als u vindt dat Stichting Groen Hulpverlening niet op de juiste manier omgaat met uw persoonsgegevens, dan heeft u het recht om een klacht bij ons in te dienen. Hoe dat in zijn werk gaat staat in onze klachtenregeling, deze kunt u onder andere vinden op onze website [www.groenhulpverlening.nl). U kunt ook altijd een klacht indienen bij de toezichthouder, dit is de Autoriteit Persoonsgegevens.